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海外導入事例

ドイツBaden-Württemberg州財務局

業務効率とカスタマー・サービスの向上を文書管理システムの導入で実現

導入事例

ドイツBaden-Württemberg州財務局
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ドイツBaden-Württemberg州財務局IT部長
マチアス・エーデル(Matthias Eder)氏

HPのチームは、その豊富な経験によりプロジェクトをスムーズに進めてくれ、またコスト面でも納得できる提案をしてくれました。もちろん、HPの文書管理システムおよび文書保存には非常に満足しています。

Baden-Württemberg州は、課税査定およびその他の税務関連情報を電子的に保存し、ファイルへのアクセスを容易したいと考え、HPからのサービスを受けることにしました。将来的には新たな文書管理システム(Document Management System: DMS)のイントラネット・ポータルを利用して、80の財務局で16,000名の職員が業務に取り組む予定です。これにより、コスト節減や生産性の向上、カスタマーサービスの向上などが実現できるようになります。
  お客様のビジネスと
チャレンジ
  HPのソリューション
ビジネスベネフィット
  お客様概要
  PDF(英語、381KB)
Baden-Wuttemberg

事例キーワード

業種: 官公庁・研究機関
ソリューション: 文書管理

お客様のビジネスとチャレンジ

他の財務局と同様に、Baden-Württemberg州でも大量にペーパー文書が作成されていました。毎年、印刷、掲示される文書は1億4,000万枚にものぼり、その中には課税査定の手続きやその他の税務関連書類も含まれます。このような文書は、以前は手作業で仕分けられ、税務ファイルに保管されていました。今ではほとんどの文書が、Baden-Württemberg州情報処理センターのホスト環境でファイルとして作成されていますし、StultgartとKarlsruheにあるBaden-Württemberg州の2つの主要財務局は、他の80カ所の市町村財務局とともに、このホスト環境に接続されています。
そして、財務局は電子アーカイブシステムを含む高性能文書管理システム(DMS)を導入して、ペーパー文書の削減を計画しました。「DMS導入によるメリットはいくつかありました。まず、印刷などの費用が削減できること、そして適切な情報へのスムーズなアクセスが可能になり、課税査定に関する納税者からの問い合わせにも迅速に対応できるようになることなどです」とBaden-Württemberg州財務局IT部長マチアス・エーデル氏は語っています。
Baden-Württemberg州財務局にとっての問題は、どのITサービスプロバイダおよびDMSスペシャリストの協力を得ればよいのか、この困難な大規模DMSプロジェクトを実現させることができるのは誰か、ということでした。まず、要件リストが作成され、それが入札募集の基礎になりました。最終候補には4社が残りましたが、際立っていたのはHPでした。
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HPのソリューション

 

DMSプロジェクト

HPの提案には、その後の手続きモデルの基礎となるコンセプトと詳細な機能仕様が含まれていました。

Baden-Württemberg州財務局の課題

  • 文書へのより迅速なアクセス
  • 簡単な操作と使いやすさ
  • Web技術の使用
  • データ・プロダクションの集中化と分散化
  • 異なるソースのフォーマットおよび文書サイズの包含

以上の課題を解決するソリューションとして、HPとコラボレーション・パートナーであるSERとの緊密な協力のもと、期待どおりの精緻なDMSソリューションが導入されました。エーデル氏は「Webベースの中央ソリューションが実現しました。これはコンパクトな標準文書フォーマットであるPDFに対応しており、高速文書アクセス用の6テラバイトのキャッシュ・メモリーが自慢です。さらに、そのDMS環境は高可用性になるよう設計されました。」と説明しています。
このソリューションの基盤として、Baden-Württemberg州情報処理センターはHPと協力し、可用性が高い別個のDMSコアシステムを導入しました。導入された主要コンポーネントは、HPインフラストラクチャ・コンポーネントに基づく文書およびデータベース・サーバ、Webサーバ、ジュークボックス、大規模ディスクアレイ、完全自動テープライブラリです。既存のホストシステムとの接続は、情報処理センターのLANを使用して構築されました。各財務局のDMSクライアントへの接続は、州の行政ネットワーク(WAN)を使用して設定されました。DMSのコアシステムはさらに、財務局内の別の部局(給与報酬局)に導入された同様の文書管理システムの基盤にもなりました。

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ビジネスベネフィット

エーデル氏はHPへの称賛をこう語りました。「HPは時間、コスト、機能性などの面で、実績豊富なサービスプロバイダとしてプロフェッショナルな仕事を遂行してくれました」更に「DMS機能のある電子保存システムが無事導入された結果、今では、印刷と保存の費用の大幅節減が実現し、Baden-Württemberg州財務局の職員がより効率的に仕事をできるようになりました」と話しています。
具体的には、今では財務局の職員がWebブラウザを使い、画面で税務査定の原本にアクセスし、納税者に即座に電話で情報を伝えることが可能です。当然のことながら、このシステムでは他にも財政目的の詳しい検索も行うことができます。職員はStarWriterに作成されたテキスト文書を保存したり、マウスを数回クリックするだけで、保存した文書にコメントを追加したりすることができます。このようなことが可能なのは、ホストシステム、Webサーバ、DMSシステム、および承認方法がさまざまなクライアントの間の相互作用が最適化されているからです。システム全体が、将来の変更に対してすべての文書を保護して保存することができるように設計されています。
2002年春以降、すべてのホスト文書はDMSに保存されています。これまでのところ、システムにはおよそ5,000万枚のペーパー文書に相当する2,500万件もの文書が保存されており、毎日9万件の文書が追加されています。パイロット・ユーザーとしてDMSを使用してオンライン化した最初の財務局は、ドイツBoblingenの財務局です。Baden-Württemberg州の全財務局への導入は2003年に完了しました。
HPは、このプロジェクトで「Baden-Württemberg州政府に対する情報通信技術の最高のサービス・プロバイダとして、アーカイブ機能を備えた文書管理システム・プロジェクトにおける卓越した、そして多くの点で模範となる仕事に対し」、Baden-Württemberg州から表彰されました。

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お客様概要

所在国: ドイツ
業務内容: Baden-Württemberg州は、財務局を全面的に包括する電子文書管理システムを初めて導入したドイツ主要州の1つです。その背後にあるビジョンは、財務局のファイルを電子的に画面で利用できるようにすることです。Baden-Württemberg州は、自らを情報技術の利用に関して先見の明のあるパイオニアと見なしています。インターネットおよびSAPの利用から電子アーカイブに至る、多種多様な数多くのプロジェクトは、同州の独自性を明確に打ち出しています。

お客様のチャレンジ

HPのソリューション

ビジネスベネフィット

税務関連書類の電子化
  必要書類への迅速なアクセスを実現  
  データ・プロダクションの集中化と分散化  
  印刷および保存ファイルの量と費用を削減  
 
高性能文書管理システム(DMS)
  電子アーカイブ・システム  
  HPサービスによるコンサルティングおよびシステムインテグレーション  
 
財務局職員が納税者情報を迅速に把握できたことで、納税者への情報提供にかかる時間を短縮
  高可用性システムにより1拠点での中央運用・管理が可能になり、また中央でのリリース・エクスチェンジを促進  
  文書管理システム(DMS)を導入したことで追加テスト費用や障害検出費用を削減  
  システム運用費用の削減  

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